Mengurus Izin Tinggal Au Pair Denmark

Berbeda dengan Belgia yang harus melampirkan surat izin kerja (work permit) terlebih dahulu sebelum mengajukan visa, au pair di Denmark bukanlah dianggap sebuah pekerjaan. Untuk mendapatkan visa jangka panjang Denmark, yang harus kita lampirkan adalah surat pengajuan izin tinggal (residence permit) au pair yang berlaku 12 hingga 24 bulan.

Karena saya dan Louise bertemu melalui salah satu website au pair Skandinavia, Energy Au Pair, maka dokumen-dokumen yang kami butuhkan sudah diurus oleh pihak agensi. Tidak ada banyak perbedaan jika au pair dan calon keluarga angkat mengurus dokumen tanpa melalui agensi. Yang harus diperhatikan sebelum mengajukan aplikasi visa, hendaknya au pair memastikan apakah calon keluarga angkat bersedia membayar biaya servis pada Danish Immigration Service di Denmark seharga 2400 DKK.

Umumnya, au pairlah yang harus membayar biaya tersebut. Namun dari pihak agensi biasanya akan memberikan tanggung jawab penuh kepada calon keluarga angkat untuk membayar biaya imigrasi ini di Denmark. Kenapa biaya imigrasi sangat penting, karena slip pembayaran resmi dari calon keluarga angkat wajib dilampirkan saat mengajukan visa jangka panjang.

Setelah menyatakan kesepakatan dengan calon keluarga angkat, pihak agensi akan mengirimkan email berisi dokumen yang harus disiapkan serta prosedur pengajuan visa. Berikut dokumen-dokumen yang harus kita siapkan:

1. Surat kontrak antara kita dan calon keluarga angkat. Surat kontrak sekitar 26 halaman ini harus benar-benar teliti saat proses pengisiannya. Ada beberapa poin yang harus kita isi, ada juga yang harus dikosongkan. Karena saat itu calon keluarga angkat saya sudah mengisi duluan, saya hanya perlu mengisi bagian yang diperlukan dan membubuhkan tanda tangan di beberapa halaman;

2. Paspor asli;

3. Fotokopi sampul, halaman biodata, dan seluruh isi paspor yang sudah berisi stempel;

4. Fotokopi ijazah terakhir yang sudah diterjemahkan;

5. Fotokopi akte kelahiran yang sudah diterjemahkan;

6. Surat kuasa (Power of Attorney) dari agensi. Surat ini tidak diperlukan jika au pair dan calon keluarga angkat bertemu tanpa bantuan agensi;

7. Slip pembayaran Case Order ID resmi di Danish Immigration Service oleh calon keluarga angkat;

8. Foto terbaru berukuran 3.5cm x 4.5cm berlatar belakang putih 1 lembar.


PERHATIAN!!!!
Saya membuat visa Denmark ini di tahun 2015, saat semua kontrak kerja masih diisi manual. Mulai tahun 2017, terdapat dua cara pengisian pengisian kontrak kerja; bisa online atau manual. Bagi yang mengisi form secara manual, dokumen dapat diunggah secara langsung melalui situs application portal Danish Agency for International Recruitment and Integration (SIRI).

Berikut cara apply visa Denmark dan dokumen yang harus dipersiapkan (UPDATE 2018): 

1. Membuat case order ID 

Case ID ini sama dengan biaya aplikasi au pair yang harus kita buat di situs SIRI. Cara membuatnya sangat mudah dan boleh diisi sendiri atau diwakilkan oleh calon keluarga. Sila buat Case ID ke situs berikut di bagian "Create case order ID".

2. Membayar biaya aplikasi 

Setelah membuat case order ID, kamu akan menerima email yang berisi kode dari SIRI sebagai identitas aplikasi. Tahap selanjutnya adalah masuk kembali ke situs SIRI, lihat bagian "Pay the fee", masukkan kode case order ID tersebut, lalu bayar biaya aplikasi sebesar 2755 DKK (tahun 2018). NEED TO KNOW, keluarga angkat tidak berwajiban membayar biaya aplikasi ini! Menurut situs Energy Au Pair, keluarga angkat disarankan membayar biaya aplikasi karena au pair juga harus membayar biaya visa di negara asal. Namun semuanya kembali lagi ke kesepakatan kamu dan keluarga angkat, apakah mereka bersedia menanggung biaya aplikasi.

3. Cetak slip pembayaran biaya aplikasi

Setelah keluarga angkat atau kamu membayar biaya di atas, kamu akan menerima konfirmasi pembayaran via email. Konfirmasi pembayaran ini dikirim tanpa attachment, jadi silakan cetak isi email tersebut sebagai kelengkapan dokumen.

4. Fotokopi atau scanned copy sampul paspor, biodata, serta seluruh isi lembaran paspor yang kosong ataupun berisi dari depan ke belakang

Yes, you read it right! Dari sampul paspor hijau sampai halaman identitas paling belakang difotokopi secara lengkap, yang berisi maupun kosong.

5. Fotokopi ijazah pendidikan terakhir yang sudah diterjemahkan ke bahasa Inggris

Kalau ijazah kamu dual bahasa (Indonesia/Inggris), tidak usah diterjemahkan kembali. Bagi yang menerjemahkan ijazah ke bahasa Inggris, disarankan untuk menerjemahkan ke penerjemah tersumpah merujuk ke situs SIRI.

6. Fotokopi akte kelahiran yang sudah diterjemahkan ke bahasa Inggris

Sama seperti halnya ijazah, kalau akte kelahiran kamu sudah dual bahasa, tidak usah diterjemahkan kembali.

7. Mengisi kontrak kerja secara online atau manual


Di tahun 2015, saya dan keluarga mengisi surat kontrak kerja secara manual. Mereka mengisi bagian mereka dahulu, lalu di-scan ke saya untuk saya isi dan ditanda tangani yang bagian saya. Tidak ada masalah kalau kontrak kerja tersebut bukan yang asli. 

Kalau kamu ingin mengisi secara manual, kontrak kerja dapat dicetak langsung di situs SIRI, bagian "Complete the application form". Klik bagian tersebut, lalu lihat bagian bawah "Printable application forms". Ada dua pilihan unduhan form, bisa PDF atau Word. Bentuk Word bisa kamu isi langsung sebelum dicetak. Tapi bentuk PDF mesti kamu cetak dahulu lalu isi pakai pena. Jika keluarga angkat lebih tertarik menggunakan cara ini, sila mereka mengisi bagian mereka dulu di Part 2 dan 3, lalu kalau sudah selesai, mereka harus scanned kembali form tersebut untuk kamu isi dan lengkapi.

Cara lainnya adalah mengisi kontrak kerja secara online. Kontrak kerja dapat diubah ke bahasa Inggris kalau kamu bingung. Sila masuk ke situs berikut, lalu lihat di bagian paling bawah halaman. Ada pertanyaan "siapa kamu?", keluarga angkat atau applicant (au pair). Sila pilih "au pair", lalu klik "Næste" (next). Karena kamu harus masuk dengan menggunakan reference number dan password, sila tanyakan kepada keluarga angkat saat mereka sudah selesai mengisi bagian mereka. Saat semua bagian sudah terisi lengkap, kamu harus mencetak kembali form yang sudah diisi online ini untuk ditandatangani dan disertakan saat mengurus visa.

CATATAN! 
Saat pengisian form secara online, kamu boleh mengisi, simpan, isi lagi, lalu simpan, sampai formulir betul-betul terisi lengkap. Perlu diperhatikan juga waktu pengisian formulir hanya 30 hari. Setelah batas tersebut, data kamu akan hangus dan harus mengisi ulang.

Selain itu, dalam waktu dua minggu setelah formulir berhasil di-submit, kamu WAJIB datang ke VFS Global untuk menyerahkan dokumen dan mengambil data biometrik. Kalau dalam waktu 2 minggu setelah submit formulir kamu tidak juga datang ke VFS, aplikasi kamu akan ditolak sepenuhnya oleh imigrasi Denmark. Imbasnya, kamu harus mendaftar dan membayar ulang biaya aplikasi serta mengajukan surat banding (jika diperlukan). So, atur waktu kamu sebaik-baiknya sebelum mantap datang ke VFS.

Setelah semua dokumen siap, silahkan datang ke:

Danish Visa Application Center 
Kuningan City Mall Lantai 2
Jalan Prof. DR. Satrio Kav. 18
Jakarta 12950
Website: www.vfsglobal.com/Denmark/Indonesia
Email: infodenmark.indo@vfshelpline.com
Jadwal Aplikasi: 8.00 - 12.00 dan 13.00 - 15.00 (Senin-Jumat) Kecuali Hari Raya/Libur

Loket pengajuan aplikasi Denmark sendiri berada dalam satu ruangan dengan loket pengajuan aplikasi Italia, Norwegia, Swedia, yang tergabung dalam VFS Global. Untuk mengumpulkan persyaratan dokumen jangka panjang, pemohon tidak perlu membuat janji temu terlebih dahulu (tahun 2015).

Tahun 2018, VFS tidak lagi menerima pemohon tanpa booking janji temu terlebih dahulu. Agar waktu kunjungan mu lebih maksimal, silakan buat janji temu 7-14 hari sebelum datang ke VFS lewat situs mereka disini. Setelah membuat janji temu, jangan lupa juga mencetak bukti konfirmasi untuk dibawa ke VFS.

Setelah pemeriksaan kecil sebelum masuk ruangan dan menonaktifkan segala macam gadget, petugas akan memberikan nomor antrian. Setelah sampai giliran kita, petugas loket akan memeriksa kembali dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Kalau semuanya sudah lengkap, pemohon bisa langsung membayar biaya visa. 

Saat mengajukan aplikasi visa (Juni 2015), biaya yang harus saya keluarkan totalnya Rp. 3.320.000 dengan rincian:

Biaya visa au pair                 Rp. 2.880.000

Biaya layanan VFS Global   Rp.    390.000

Biaya kurir (tambahan)         Rp.      50.000

VFS tidak menerima pembayaran dengan kartu kredit/debit ya, jadi silakan siapkan uang tunai sebelumnya. Karena saya tinggal di Palembang dan tidak mungkin kembali ke Jakarta beberapa bulan kemudian hanya untuk mengambil paspor, maka saya menggunakan layanan tambahan kirim paspor ke rumah yang biaya kirimnya sendiri tergantung daerah tinggal pemohon.

Setelah proses pembayaran, petugas loket akan mempersilakan kita kembali menunggu antrian pengambilan data biometrik. Proses ini berupa pengambilan sidik jari dan foto yang hanya berlangsung 5 menit. Semuanya selesai dan kita boleh pulang. 

Selanjutnya adalah proses wawancara di Kedutaan Besar Denmark yang letaknya masih di Kuningan (tidak jauh dari Mall Ambassador). Untuk proses wawancara di Kedutaan Besar Denmark, pemohon harus membuat janji temu terlebih dahulu via telepon. Sayangnya karena saya datang Jumat siang saat mengajukan aplikasi visa, janji temu baru bisa dilakukan hari Senin pagi. Saat ditelepon, Ibu Wita, staf Kedubes Denmark, mengatakan kalau wawancara baru bisa dilakukan hari Selasa jam 9 pagi.

Kedutaan Besar Denmark

Menara Rajawali, 25th Floor

Jl. DR Ide Anak Agung Gde Agung 

Kawasan Mega KuninganJakarta 12950

Tel  +62 (21) 576 1478Fax +62 (21) 576 1535 

Website: http://indonesien.um.dk

Email: jktamb@um.dk 

Jam kerja: 8.00 - 16.00 (Senin - Kamis) & 8.00 - 13.00 (Jumat)

Karena wawancaranya pagi, saya langsung membawa tas tangan berisi pakaian kotor ke Kedubes. Dengan asumsi wawancara yang hanya sebentar, saya bisa langsung pulang ke Palembang sorenya. Dari Jakarta Pusat tempat saya menginap, sekitar jam setengah 8 saya sudah naik mikrolet ke arah Kampung Melayu, lalu lanjut mikrolet sekali lagi ke arah Kuningan dan stop di depan Mall Ambassador. Hanya berjalan kaki sekitar 7 menit dari lampu merah, sudah sampai di Menara Rajawali yang berwarna jade green.

Setelah registrasi di lobi dan menempelkan tanda pengenal, saya langsung menuju lantai 25. Masuk ke kantor Kedubes Denmark, saya langsung disambut Ibu Wita di lobi. Ibu Wita sempat mempertanyakan kenapa bisa telat 16 menit dari waktu janjian. Alasan klise ibukota; macet. Untungnya Ibu Wita terlihat sudah terbiasa mendengar alasan tersebut dan langsung mengantarkan saya menuju satu ruangan di pojokan.

Di ruangan tersebut saya disambut seorang wanita muda berkebangsaan Denmark bernama Ms. Hanna, yang akan mewawancarai pagi itu. So, wawancaranya totally English! Saya cukup santai dan tidak terlalu grogi menghadapi pertanyaan Ms. Hanna, karena yang ditanyakan semuanya tentang diri pribadi, jadwal kerja, calon keluarga angkat, dan juga motivasi kenapa ingin jadi au pair di Denmark. Saat tahu pendidikan terakhir dan pengalaman kerja sebelumnya, sempat tiga kali Ms. Hanna bertanya-tanya kenapa saya ingin jadi au pair (lagi).

Setelah proses wawancara sekitar 30 menit selesai, Ms. Hanna mempersilakan saya keluar sebentar dari ruangan untuk duduk di ruang tunggu. Sebuah majalah berbahasa Inggris cukup menyita perhatian karena memang hanya majalah itulah yang ada di meja. Majalah ini berisi cerita pengalaman para expat yang tinggal di Jakarta tentang buruk dan baiknya ibukota. Sebenarnya majalah ini benar-benar menarik untuk dibawa pulang dan dibaca-baca lagi. 

Sayangnya 10 menit kemudian, Ms. Hanna memanggil saya kembali dan menyuruh memeriksa kembali halaman-halaman hasil cetakan pertanyaan dan jawaban saat wawancara tadi. Kalau semuanya oke, saya bisa langsung menandatangani surat persetujuan, dan selesai. Ms. Hanna memandu saya keluar ruangan, memberi majalah tentang Sekilas Denmark untuk bahan bacaan, berjabat tangan, lalu mengantar keluar kantor Kedubes Denmark dengan senyum ramah. 

TOP TIP

1. Datanglah di jam kerja efektif dari Senin-Rabu pagi saat mengajukan aplikasi visa di VFS Global. Hal ini untuk mengantipasi tinggal lebih lama di ibukota jikalau kalian memang berasal dari luar Jakarta seperti saya. Proses pengajuan visa sendiri sebenarnya hanya satu jam (tergantung antrian), namun datang lebih pagi membuat beban berkurang dan kerjaan cepat selesai.

2. Sebelum datang ke VFS Global, periksa lagi dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Jangan sampai ada satu dokumen penting yang tertinggal dan bisa membuat kita bolak-balik mengambilnya. Jangan sampai mengalami kejadian seperti saya, karena lupa membawa map berisi slip pembayaran di Danish Immigration Service, saya mesti kembali lagi ke penginapan di Rasuna Said dengan ojek. Untung penginapannya masih di Rasuna Said, bagaimana kalau saya menginap di kosan teman di Jakarta Pusat? Padahal hari itu Jumat dan saya hanya punya waktu 1 setengah jam untuk kembali lagi ke VFS Global sebelum kantornya tutup.

3. Dibandingkan membawa uang tunai dalam jumlah yang besar ke Kuningan City Mall, sebaiknya tarik tunai uang melalui ATM Center yang ada di dalam mall saja. Sebelum masuk ke ruangan VFS Global tariklah uang secukupnya karena hanya uang tunai yang diterima untuk membayar aplikasi visa.

4. Setelah membuat janji temu, datanglah ke Kedubes on time dan berpakaianlah rapih. Karena tidak perlu mengantri, staf Kedubes Denmark hanya akan mewawancarai pemohon yang sudah membuat janji temu terlebih dahulu. Jadi kalau hari itu hanya kita sendiri yang membuat janji temu, jangan sampai membuat staf Kedubes Denmark bete menunggu karena telat.

5. Tidak perlu cemas tentang pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan staf Kedubes Denmark nantinya. Pertanyaan tersebut hanyalah pertanyaan ulangan dari formulir isian di surat kontrak yang sudah kita isi dan tanda tangani dengan calon keluarga angkat. Jawablah dengan tegas dan jangan tegang karena yang mewawancarai pun sebenarnya tidak galak.

6. Berlatih menjawab pertanyaan dengan Bahasa Inggris sebelum proses wawancara adalah cara terbaik. Tidak perlu harus matang secara grammar dan sangat terstruktur, namun setidaknya kita mengerti apa yang ditanyakan dan mampu menjawab dengan baik. 

Walaupun kabarnya wawancara tersebut hanyalah formalitas belaka dan pasti disetujui visanya, namun jangan anggap remeh dulu. Bahasa Inggris kita justru juga akan dinilai oleh staf tersebut dan akan ikut dilampirkan sebagai bahan pertimbangan Kerajaan Denmark. Seingat saya, Bahasa Inggris tertinggi ada di poin ke-5 yang menyatakan pemohon sudah bisa berbicara Bahasa Inggris dengan sangat baik (level akademik). Poin 1 dan 2 justru menyatakan pemohon belum mampu berbicara Bahasa Inggris dengan baik dan ditakutkan akan kesulitan berkomunikasi dengan keluarga angkat nantinya.

7. Jangan sampai terjebak beberapa pertanyaan yang sebenarnya malas kita jawab, seperti; 

    "Apa alasan kamu jadi au pair?"

    "Kenapa kamu ingin jadi au pair di Denmark?"

    "Apa saja yang kamu tahu tentang Denmark?"

    "Apa yang akan kamu lakukan/rencana selepas program au pair di Denmark?"

    Persiapkan jawabannya sedetail mungkin ya. Bahkan saya juga terpaksa harus sedikit membual menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. Yang jelas, jangan terlalu kelihatan motivasi tentang "uang saku yang tinggi", "embel-embel traveling gratis", atau "ingin tinggal yang lama di Eropa". Karena sesungguhnya au pair di Denmark bukanlah ajang cari uang, jalan-jalan, atau ngegembel tanggung.

8. Pemohon yang mengajukan aplikasi visa au pair setelah tanggal 1 Juli 2015 akan diberlakukan regulasi baru. Ada beberapa persyaratan yang sedikit diubah seperti umur minimum pemohon 18 tahun, uang saku yang naik jadi 4000 DKK perbulan (sebelum pajak), hari libur, dan informasi lainnya. 

Wajib baca sebelum kamu tiba di Denmark!
Mitos dan fakta au pair di Skandinavia