Mengurus Visa Kunjungan Keluarga (Au Pair) ke Norwegia

Salah satu tujuan saya jadi au pair lagi di Norwegia adalah berharap bisa mengundang keluarga datang ke Eropa suatu hari nanti. Saya sudah sering jalan-jalan di Eropa, saatnya berbagi kebahagiaan dengan keluarga di rumah.

Sekembalinya ke Norwegia, saya pun mantap mengundang ibu atau adik saya ke Oslo sekalian jalan-jalan ke beberapa negara Schengen. Niatnya mereka ingin berkunjung Januari tahun depan karena lagi low season. Tapi saya paham bagaimana Eropa Utara saat musim dingin, akhirnya liburan dimajukan ke musim gugur tahun ini. Hanya adik saya yang akan datang karena bertepatan dengan libur sekolahnya. Ibu saya enggan karena sedang sibuk dan takut kalau harus pulang pergi sendirian. Maklum, ibu saya memang tidak bisa bahasa Inggris sama sekali dan ditakutkan akan ada masalah di bandara nantinya.

Adik saya sekarang tinggal dan sedang belajar di Cina, jadi starting point akan dimulai dari Shanghai Pudong. Karena sudah berniat mengundang keluarga ke Eropa, saya yang akan bertanggung jawab dengan biaya tiket dan visanya. Setelah mengatur jadwal kesana kemari, akhirnya kami sepakat kalau rute penerbangan kali ini dimulai dari Paris dan berakhir di Tallinn. Sengaja pulang lewat Tallinn agar bisa menjelajah sedikit wilayah Eropa Timur.

Kalau ada yang tanya apakah seorang au pair bisa membuatkan surat undangan untuk visa, jawabannya tentu saja! Tiap negara memang memiliki syarat berbeda bagi pengundang untuk bisa mengundang kerabat ke Eropa. Namun berdasarkan situs UDI, syarat visa kunjungan kunjungan keluarga au pair ke Norwegia tidaklah sulit.

Karena adik saya sedang liburan musim panas di Palembang, maka dia akan mengurus visa di VFS Global Norway di Jakarta. Selagi masih jadi WNI, kita boleh mengajukan visa Schengen di Jakarta tanpa harus berdomisili di Indonesia. Meskipun memang ada baiknya mengurus visa dimana pemohon berdomisili. Tapi karena syarat membuat visa di Cina lebih ribet, jadinya sekalian saja mengurus ke Indonesia.

Sebetulnya visa turis biasa dan visa kunjungan keluarga ke Norwegia syarat umumnya hampir sama. Namun ada beberapa dokumen yang harus ditambahkan kalau datang ke Norwegia lewat undangan.

Berikut langkah membuat visa kunjungan ke Norwegia:

1. Sila buka tautan ini untuk mengetahui proses membuat aplikasi visa. Untuk mengajukan aplikasi, kita harus mengisi data diri terlebih dahulu via online lewat Application Portal UDI. Daftarkan diri dulu sebagai new user kalau belum pernah membuat visa Norwegia sebelumnya. Mengisi formulir bisa dicicil dan disimpan di draft terlebih dahulu kalau belum yakin. Sekalian mengisi formulir, sila unduh checklist dokumen yang harus dilengkapi.

2. Setelah data diri sudah terisi lengkap, submit formulir untuk diteruskan ke Kedubes Norwegia di Jakarta. Formulir yang sudah terisi akan dikirimkan kembali ke email kita untuk dicetak dan ditandatangani.

3. Selanjutnya, pemohon harus membayar biaya aplikasi visa sebesar €60 lewat online di Application Portal yang sama menggunakan kartu kredit, tidak ada cara lain. Kalau proses pembayaran visa dinyatakan berhasil, akan ada email konfirmasi dari UDI yang berisi cover letter dan slip pembayaran yang harus dilampirkan juga dalam syarat dokumen.


Persiapkan dokumen yang dibutuhkan (WAJIB dicetak di kertas A4):

1. Cover letter dari Application Portal dan formulir aplikasi yang sudah ditandatangani.

2. Satu (1) lembar pas foto ukuran 4,5 x 3,5 cm berlatar belakang putih yang harus ditempelkan di sisi kanan cover letter.

Fotonya tidak harus baru karena hanya akan ditempelkan di cover letter sebagai pembeda kepemilikan agar dokumen kita dan dokumen orang lain tidak tertukar.

3. Paspor yang masih berlaku maksimal 6 bulan sebelum tanggal kadaluarsa & fotokopi halaman data diri.

4. Bukti finansial dalam bentuk (beri salah satu atau lebih):

• Surat keterangan kantor yang menyatakan durasi kerja, tanggung jawab, dan gaji
• Fotokopi kontrak kerja
• Surat pernyataan bank atau rekening koran minimal 3 bulan terakhir
• Kartu kredit internasional & fotokopi bank statement yang berhubungan dengan aliran dana kartu kredit tersebut
• Bukti hubungan kekerabatan; bisa berupa Kartu Keluarga (KK) atau Akte Kelahiran

Saya sempat menghubungi VFS Global di Jakarta untuk menanyakan apakah boleh adik saya yang statusnya masih pelajar, disponsori oleh orang tua selama bepergian ke Eropa. Jawabannya bisa, dengan melampirkan dokumen tambahan berikut;

• Surat konfirmasi dari ibu saya yang menyatakan akan menanggung penuh biaya travelling selama di Eropa
• Rekening koran ibu minimal 3 bulan terakhir
• Rekening koran adik minimal 3 bulan terakhir

Meskipun sudah disponsori oleh orang tua, pihak VFS tetap menyarankan agar pemohon melampirkan bukti rekening koran pribadi. Sebagai bocoran untuk kunjungan kurang dari 2 minggu, total rekening si adik ada 14 juta dan ibu saya 90 juta. Jumlah rekening tidak harus sampai 50 juta kalau hanya akan berkunjung kurang dari 2 minggu. Ada baiknya kalikan saja 500 NOK per hari waktu singgah di Norwegia. Usahakan aliran dana terlihat rapih dan total tabungan tidak di bawah 10 juta.

Sebetulnya ibu saya tidak membayari sedikit pun biaya perjalanan nanti. Kami hanya menggunakan rekening beliau agar bukti finansial menjadi lebih kuat. Adik saya sendiri sebetulnya ada tabungan lain, namun di bank Cina yang dia tidak bisa lampirkan rekening korannya.

5. Asuransi kesehatan perjalanan ASLI dan fotokopi dengan nilai pertanggungan minimum 30.000 Euro (berlaku selama masa tinggal + 15 hari setelah waktu kepulangan dari negara Schengen).

Katanya asuransi perjalanan dari ACA lebih bagus dan murah karena memberikan jaminan uang kembali kalau visa ditolak. Tapi adik saya membeli asuransi dari AXA seharga 663.000 Rupiah via online tanpa harus datang ke kantornya. Hitungan menit, quote asuransi dikirimkan via email dan sudah bisa dicetak.

Kemarin adik saya sempat lupa kalau harusnya asuransi dibeli +15 hari setelah tanggal kepulangan. Akhirnya dia menghubungi kembali pihak AXA via email untuk dibuatkan asuransi baru. Beberapa hari kemudian, pihak AXA memberikan endorsement letter yang menyatakan penambahan lama asuransi dan penambahan biaya yang harus dibayar. Asuransi awal dan endorsement letter ini jadinya dilampirkan bersamaan di dalam aplikasi.

6. Surat keterangan sekolah/kampus

Bagi yang statusnya masih pelajar, sangat disarankan untuk meminta surat konfirmasi berbahasa Inggris dari pihak sekolah yang mengizinkan pemohon melakukan perjalanan. Surat tersebut menyatakan data diri, durasi masa studi, serta tanggal perjalanan pemohon ke negara Schengen.

7. Fotokopi flight booking

Saya sebetulnya sudah membelikan tiket pulang pergi dari/ke Eropa, tapi pihak VFS menyarankan kalau adik saya harus melampirkan juga tiket kepulangan ke Cina dari Indonesia untuk jaga-jaga. Karena waktu itu belum beli tiket pulang ke Cina, saya membantu dia melampirkan dummy ticket yang dipesan lewat situs Thai Airways. Dummy ticket ini berlaku selama 72 jam dan bisa dipakai kalau takut visa ditolak. Fotokopi booking penerbangan atau transportasi antar negara Schengen tidak dilampirkan.

8. Jadwal perjalanan ke negara Schengen dan lampiran halaman terakhir checklist.

Adik saya membuat jadwal dalam bentuk tabel yang menyatakan tanggal, kota dan negara, rencana perjalanan, akomodasi, serta lama tinggal. Tidak ada aturan resmi bagaimana jadwal ini dibuat. Boleh dalam bentuk tabel ataupun daftar.

9. Konfirmasi penginapan

Bisa dipesan lewat Booking.com dan pilih akomodasi yang free cancellation. Jangan dulu membatalkan pesanan sebelum visa di tangan, karena biasanya pihak kedubes akan melakukan verifikasi kode pemesanan di situs tersebut.

10. Slip pembayaran visa dari Application Portal

11. Untuk kunjungan keluarga, pasangan, atau pacar, pemohon wajib melampirkan dokumen tambahan;

• Bukti ikatan keluarga antara pemohon dan pihak pengundang, contohnya Kartu Keluarga (KK) atau surat nikah
• Surat undangan ASLI yang telah ditandatangani oleh pengundang di Norwegia dengan menyatakan hubungan kekerabatan, status kependudukan di Norwegia, alasan mengundang, lama durasi pemohon tinggal, konfirmasi tempat tinggal, dan jaminan bahwa pemohon akan kembali ke Indonesia
• Jika pihak pengundang akan mensponsori pemohon dengan menanggung semua biaya perjalanan, maka pihak pengundang wajib melampirkan "Guarantee Form for Visit" yang disahkan oleh kepolisian Norwegia

Adik saya akan menanggung semua biaya perjalanannya, jadi saya tidak perlu membuat surat jaminan dari kepolisian. Lagipula membuat surat ini tidak gampang, karena saya harus melampirkan bukti finansial yang jumlahnya tak sepadan dengan tabungan au pair.

Sebagai pihak pengundang, saya melampirkan surat keterangan yang menyatakan hubungan kekeluargaan, lama pekerjaan saya sebagai au pair di Norwegia, alasan mengundang, durasi tinggal adik saya di Norwegia (dan negara Schengen lainnya), akomodasi selama tinggal di Norwegia (dia akan menginap di kamar saya), serta menjamin bahwa adik saya akan kembali ke Cina (bukan Indonesia), karena statusnya masih pelajar di negara tersebut.

Mengingat status saya yang masih tinggal di rumah orang lain, keluarga angkat saya juga harus membuat surat konfirmasi yang menyatakan tidak keberatan dengan kehadiran adik saya di rumah mereka. Surat tersebut hanya berisi data diri singkat host mom, data diri adik saya, serta pernyataan ketidakberatan.

Saya dan keluarga angkat tidak perlu melampirkan ID card atau bukti lainnya, selain surat undangan tersebut. Karena surat yang dibutuhkan harus ASLI, saya mengirimkan surat via pos ke Indonesia.

Setelah semua dokumen lengkap, sila datang ke VFS Global di Jakarta untuk melanjutkan proses foto diri dan scan sidik jari. VFS Global Norway berlokasi di Mall Kuningan City Lantai Dasar, bergabung dengan bilik pengajuan visa dari negara Eropa lainnya. Dulunya Norwegia mempunyai bilik sendiri berdekatan dengan Denmark dan Swedia, ternyata sekarang Norwegia bergabung dengan Austria dan Kroasia—saking sepinya yang ingin kesana.

Sebelum datang ke VFS Global, jangan lupa buat dulu janji temu dan CETAK bukti konfirmasi janji temu untuk dilampirkan di dalam aplikasi. Kami tidak tahu kalau bukti konfirmasi harus dicetak juga, sehingga adik saya harus mencetak ulang di bagian Informasi VFS seharga 13 ribu per lembar!

Proses biometrik tidak sampai 15 menit dan urusan pengajuan visa selesai. Siapkan juga uang tunai karena kita harus membayar 200.000 Rupiah sebagai biaya servis VFS Global. Bagi yang berdomisili di luar Jakarta, ada biaya kurir tambahan lagi sebesar 50.000 Rupiah jika ingin dokumen diantarkan langsung ke rumah. Adik saya membayar biaya servis lain berupa update SMS/email sebesar 20.000 Rupiah.

Berdasarkan situs UDI, visa biasanya akan diberikan kalau tujuan ke Norwegia adalah mengunjungi keluarga. Tentu saja mendapatkan visa kunjungan tidaklah sulit kalau kita sudah berusaha melampirkan dokumen selengkap mungkin dan memiliki keterikatan yang jelas bahwa kita akan kembali lagi ke negara asal.

Untuk tujuan Norwegia, keputusan diterima/ditolaknya visa akan dikeluarkan dalam waktu 7 hari kerja saja. Adik saya hari Kamis datang ke VFS mengajukan aplikasi, hari Kamis depannya sudah dihubungi pihak VFS kalau visa sudah jadi dan siap diantar ke Palembang.

Prosesnya:

9/8 - Datang ke VFS menyerahkan aplikasi
10/8 - Mendapatkan email pertama dari VFS berisi, "Visa application JAKA/090818/XXXX/XX is under process at Norwegian Embassy, Jakarta". Artinya aplikasi adik saya sudah diserahkan ke pihak kedubes untuk diverifikasi.
16/8 - Dihubungi pihak VFS bahwa visa sudah jadi.

Antara tanggal 10-16 Agustus, adik saya tidak menerima update-an lain. Padahal biasanya VFS akan memberi tahu pemohon kalau paspor sudah dikembalikan lagi ke mereka. Makanya saya dan adik saya sempat was-was kalau aplikasi si adik ini mengalami keterlambatan. Saat dilacak status aplikasi di situs ini pun, adik saya tidak mendapatkan informasi apa-apa, malah error terus.

Endelig... visa sudah di tangan, saatnya booking tiket antar negara karena saya juga akan menemani dia jalan-jalan di Eropa!